Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne (digitalizacja dokumentów) wydaje się prostym projektem biurowym. Jednak umiejętnie przeprowadzona może zainicjować głęboką transformację firmy, usprawnić całość procesów w firmie (produkcyjnych, decyzyjnych, budżetowych), oraz stworzyć bazę do dalszych innowacji, zgodnych z nowoczesnymi trendami biznesu.

Jakiekolwiek rozmowy o digitalizacji trzeba rozpocząć od wyjaśnienia popularnego błędu: stawiania znaku równości między cyfryzacją a digitalizacją. W swej istocie, jest to różnica podobna jak w przypadku rajdów i wyścigów lub rybaków i wędkarzy. W zasadzie wewnątrzbranżowa i specjalistyczna, ale jednak pokazuje pewien poziom obycia i głębszego rozumienia o czym się mówi.

Digitalizacja czy cyfryzacja

Cyfryzacja dotyczy pewnego podmiotu: najczęściej grupy społecznej lub społeczno-organizacyjnej (wraz z procesami zachodzącymi w tejże grupie). Polega na wdrożeniu infrastruktury sieciowej i/lub internetowej, łączącej członków grupy i umożliwiającej wymianę i dostęp do zasobów, istniejących w formie elektronicznej (plików, transmisji na żywo, narzędzi pracy wspólnej itd.), zbudowanie wspomnianych zasobów oraz rozwój umiejętności korzystania z infrastruktury i zasobów. Cyfryzacja może zatem obejmować np. dział finansów, całą firmę, miasto, kraj.

Digitalizacja natomiast polega na przekształceniu zasobów z formy fizycznej (najczęściej papierowej, ale też zdjęciowej, filmowej, dźwiękowej) na formę elektroniczną. Mówimy zatem np. digitalizacja dokumentów, digitalizacja archiwów, digitalizacja taśm. Digitalizacja może polegać na prostej zamianie w plik (poprzez konwersję np. skanowanie) albo na przygotowaniu aktywnego formularza o polach identycznych jak w papierowym oryginale: w pola te można wpisać określone komunikaty.

Podsumowując: cyfryzacji może zostać poddana firma, a digitalizacja dokumentów to jedno z działań realizowanych w ramach cyfryzacji. Innymi działaniami będzie np. zakup odpowiednich urządzeń (routerów, drukarek wielofunkcyjnych, smartfonów), wdrożenie oprogramowania do pracy wspólnej, zdalnej, wdrożenie centralnego archiwum lub dysku dzielonego, szkolenia z funkcjonowania w cyfrowej firmie (z obsługi urządzeń, korzystania z oprogramowania, współpracy i kultury pracy).

Firmy idą w kierunku cyfryzacji

Na początku 2016 roku na zlecenie Oki Europe, firma badawczo-analityczna IDC przygotowała raport (tzw. białą księgę) pt. "Czy wykorzystywane przez ciebie procesy biznesowe ograniczają twoje możliwości rynkowe? Wydajne drukowanie oraz zarządzanie dokumentami za pomocą inteligentnych urządzeń wielofunkcyjnych". W raporcie tym pada wiele stwierdzeń o popularności rozwiązań informatycznych w firmach oraz o chęci rozszerzania zakresu instalacji i korzystania z nowoczesnych urządzeń elektronicznych i systemów informatycznych. Jedna trzecia europejskich firm planuje wkrótce całkowite przejście na dokumentację elektroniczną. Wielu menedżerów jest też zainteresowanych transformacją swoich firm w tzw. cyfrowe przedsiębiorstwa (ang. digital enterprise). W takim przypadku w postaci elektronicznej istnieją nie tylko dokumenty, ale również procesy, projekty, i efekty pracy. Cyfryzacja firmy pozwala ujednolicić procedury, wzmocnić kontrolę i bezpieczeństwo, umożliwić pracę zdalną, korzystać z zasobów dostępnych w innych lokalizacjach geograficznych lub w innych firmach (członkach sieci biznesowej, połączonych wspólnym systemem informatycznym). W ten sposób możliwe jest prowadzenie optymalizacji i standaryzacji, a w efekcie - przejście w chmurę, obniżenie kosztów, wzmocnienie potencjału innowacji. Cyfryzacja może się wydawać modnym zwrotem. W końcu przykład bezpapierowego biura pojawia się w książkach o biznesie od 40 lat - zawsze w kontekście mody i mrzonki marketingowej.

Jasno trzeba powiedzieć, że biuro całkowicie pozbawione papieru, papierowych dokumentów, nie ziści się nigdy. Zawsze wygodniej jest mieć przy sobie kilka kartek, żeby rozłożyć je na stole i w ten sposób pracować. Dopóki do masowego użycia nie wejdą elektroniczne stoły-ekrany dotykowe, na których można będzie uzyskać ten sam efekt, dopóty papier będzie potrzebny. A skoro papier, to również urządzenia, na których dokumenty są drukowane. Drukarki są potrzebne i będą potrzebne: zapewne w formie usługi lub jako element szerszego rozwiązania do zarządzania pracą i/lub przepływem dokumentów w firmie.

Digitalizacja dokumentów: korzyści biznesowe

Choć drukarki jeszcze przez długi czas nie opuszczą naszych biur, to cyfryzacja biur jest faktem. Digitalizacja dokumentów to często pierwszy krok na tej drodze. Z czego wynika popularność tej inicjatywy - oczywiście z korzyści, które dzięki temu uzyskuje firma.

Digitalizacja dokumentów pozwala bowiem na:
* oszczędność na materiałach eksploatacyjnych - czasem wystarczy stworzyć katalog z zestawem dokumentów i udostępnić go innemu pracownikowi niż drukować wszystkie pliki i składać w papierowy raport,
* oszczędność czasu - zamiast szukać w wielu szafach i setkach teczek lub segregatorów, można szybko wyszukać potrzebny dokument na dysku; przeszukiwać można zarówno po nazwie pliku, jak i jego zawartości,
* kontrolę dostępu - każde działanie wykonane na pliku, począwszy od wejścia w katalog, w którym jest przechowywany po dokonanie zmian w jego treści, zostaje zarejestrowane, dokładnie więc wiadomo kto, kiedy i co robił z dokumentem; w przypadku dokumentów papierowych często tego nie wiadomo,
* sprawność korzystania - nie trzeba wysyłać dokumentów między centralą a oddziałem terenowym i czekać na kuriera; digitalizacja dokumentów pozwala w kilka minut udostępnić dokument odbiorcy, znajdującemu się w innej części miasta, w innym mieście, a nawet w innym kraju.

Digitalizacja dokumentów: jak do niej podejść?

Eksperci Oki polecają dwie ścieżki postępowania.

Ścieżka pierwsza to digitalizacja dokumentów przeprowadzona we własnym zakresie. Potrzebne są do tego odpowiednie urządzenia, łączące funkcje skanowania dokumentów oraz przesyłania ich do określonych lokalizacji sieciowych np. dzielony dysk twardy, elektroniczne archiwum, storage w chmurze, oraz oprogramowanie do zarządzania drukiem. Oki dostarcza darmowy software Sendsys Explorer, w którym zostały zaimplementowane obie niezbędne funkcje (plus wiele innych, przydatnych opcji). Wystarczy zainstalować oprogramowanie, przeczytać instrukcję obsługi i można zacząć porządkowanie firmowej dokumentacji.

Digitalizacja dokumentów jako proces składa się z następujących kroków:
(1) przygotowanie stanowiska digitalizacji,
(2) przygotowanie dokumentacji,
(3) decyzja co do miejsca przechowywania dokumentów w wersji elektronicznej,
(4) skanowanie dokumentów papierowych - tutaj ważna jest automatyzacja podawania dokumentów oraz elastyczność w przesyłaniu zeskanowanych stron do różnych katalogów; skanowanie powinna wykonywać osoba z uprawnieniami do pracy przy dokumentach danego typu np. wrażliwymi, finansowymi, strategicznymi, kadrowymi,
(5) ustawienie barier dostępu do określonych katalogów i dokumentów, wprowadzenie haseł, powiązanie z katalogami użytkowników lub rolami organizacyjnymi, oraz narzędzi monitorowania dostępu,
(6) prowadzenie okresowych kontroli/audytu jakości zgromadzonych dokumentów elektronicznych, aktualizacja barier dostępu, dodawanie nowych dokumentów, czyszczenie archiwum, uzupełnianie braków itp.

Ścieżka druga to skorzystanie z kompleksowej usługi Smart Managed Document Solutions (SMART), oferowanej przez firmy integratorskie IT, działające w sieci partnerów handlowych Oki. Firmy takie pomogą przeprowadzić audyt środowiska biurowego w firmie, określą potrzeby procesowe, techniczne (liczba i parametry urządzeń), dokumentacyjne (rodzaj dokumentów, które wymagają digitalizacji i udostępnienia w postaci elektronicznej) i kadrowe (kompetencje), a następnie zaprojektują całościowe rozwiązanie w optymalnej wydajności, cenie, przy założonym poziomie bezpieczeństwa. W ten sposób digitalizacja dokumentów zostanie przeprowadzona na szerszą skalę, umożliwiając firmie osiągnięcie dodatkowych korzyści biznesowych. Jest to również dobra propozycja dla tych firm, które wcześniej nie wdrażały podobnych rozwiązań i nie do końca wiedzą, co powinien zawierać prawidłowy system zarządzania drukiem. Partnerzy Oki oferują nie tylko pomoc przy wdrożeniu, ale też wsparcie wiedzą i doświadczeniem przez cały okres użytkowania systemu.


Kontakt dla mediów

Rekomendacje Klientów

zobacz dlaczego inni pracują z OKI