Czy dyrektor finansowy powinien zajmować się taką drobnostką jak kontrola kosztów druku? W większości firm osoby te nie potrafią odpowiedzieć precyzyjnie na pytanie, ile pieniędzy pochłania drukowanie różnych rzeczy w firmie. Powinny jednak to wiedzieć. Powody są dwa.

Skąd bierze się ów brak wiedzy? Z niewłaściwego postrzegania i kwalifikowania kosztów. Jeśli patrzymy na druk zadaniowo, w wąskim ujęciu, jest to zagadnienie znajdujące się w kręgu zainteresowania menedżera działu/zespołu, dyrektora biura/sekretariatu, ewentualnie specjalisty ds. zakupów. Wydatki na drukarki, papier, tusze, tonery, bębny, folie, koperty itd. są związane z bieżącymi zadaniami, projektami, korespondencją. Każdy zespół ma nieco inne potrzeby w tym zakresie: jedni drukują raporty w kolorze, drudzy przygotowują prototypy reklam na lśniącym papierze kredowym, a jeszcze inni przygotowują gadżety z firmowym logo do rozdania podczas eventów, którym firma patronuje lub w których biorą udział pracownicy firmy w ramach projektów CSR lub employer branding.
Kontrola kosztów druku polega wtedy na znalezieniu trochę tańszego dostawcy niż do tej pory albo na negocjacjach (które przypominają raczej agresywne targowanie się, bo dostawca czuje, że taki odbiorca próbuje przesunąć do siebie nieco jego marży). Nie jest to zatem coś, czym powinna zajmować się osoba na stanowisku dyrektora. Do dyrektora finansowego powinien dotrzeć jedynie raport z obniżenia kwoty zakupów na przybory biurowe. Jego/jej rola jest zatem pasywna, choć inicjująca. To w końcu od niego/niej wychodzi impuls do drenowania cen dostawców. Impuls w postaci założeń finansowych na kwartał, które stanowią, że wydatki na druk zostaną obniżone o 10 proc. względem kwartału poprzedniego.

Powyższy sposób myślenia jest bardzo popularny w firmach, w których druk stanowi działalność uboczną, które nie posiadają rozbudowanej kadry biurowej lub projektowej, lub które po prostu nie rozumieją, ile mogą zaoszczędzić dzięki wprowadzeniu bardziej kompleksowego postrzegania zagadnień związanych z drukiem. Na druk bowiem należy patrzeć zgodnie z podejściem TCO, całkowitych kosztów posiadania (total cost of ownership), biorąc pod uwagę wszystkie koszty i wydatki, także te pośrednie.

W takim przypadku, kontrola kosztów druku polega na monitorowaniu i obniżaniu kosztów takich jak:

* bezpośrednia wartość sprzętu drukującego,
* liczba i wartość materiałów eksploatacyjnych,
* ilość i wartość nośników druku (papieru, folii, kopert itp.),
* liczba, rodzaj i koszt finansowy źle wykonanych wydruków,
* czas spędzany przez pracowników na odbieraniu wydruków z drukarek, wymianie zakleszczającego się papieru i tonerów,
* spadek wydajności pracy na skutek problemów z drukarkami i z wydrukami.

Zasada: warto pamiętać o ilości a co ważniejsze o jakości wydruku. 

Jednak to w trzech ostatnich obszarach kosztów dyrektor finansowy znajdzie największe oszczędności. Prawidłowe zarządzanie nie oznacza bowiem dzielenia włosa na czworo i wprowadzania kosztownego projektu optymalizacji druku po to, aby wydać 10 zł mniej miesięcznie na jednej ryzie papieru. Prawidłowa kontrola kosztów druku polega na minimalizacji kosztów indywidualnych i wydajnościowych pracowników.

Kontrola kosztów druku nie powinna być zatem tajnym projektem wewnętrznym. Warto zaprosić do niej partnera zewnętrznego, specjalistów od druku i zarządzania systemami druku, ponieważ oni wiedzą gdzie szukać oszczędności we wszystkich wymienionych powyżej obszarach. A przede wszystkim w obszarach związanych z wydajnością i organizacją pracy. Tam kryją się finansowe skarby, które powinien mieć na uwadze dobry dyrektor finansowy.


Kontakt dla mediów

Rekomendacje Klientów

zobacz dlaczego inni pracują z OKI