Ile drukarek powinno znajdować się w dobrej agencji reklamowej? Kluczowe są dwa czynniki: skala działania agencji oraz skala działania klientów agencji. Prześledźmy cztery przypadki i oceńmy ile i jakie urządzenia drukujące powinna posiadać na stanie agencja, żeby sprawnie obsługiwać klientów, zlecających wykonanie różnych prac graficznych.

Gdy niewielka agencja obsługuje niedużych klientów, rozsądne jest nabycie (zakupem całościowym lub w leasingu) kilku zwykłych drukarek biurowych i jednego urządzenia wysokiej klasy. Owo urządzenie stanie się najważniejszym punktem systemu druku i zarządzania dokumentów w agencji. Będzie wykorzystywane jako hub do wprowadzania materiałów do systemu oraz centralny punkt odbioru wydruków. Pozwoli to zapewnić niskie koszty obsługi oraz bezpieczeństwo, a jednocześnie nie zamyka przed agencją szansy obsłużenia skomplikowanego (i drogiego!) zamówienia - każdy klient, nawet najmniejszy, ma takie 1-2 w roku. Mając odpowiednią drukarkę pod ręką, nie ryzykujesz utraty zlecenia i utraty klienta. Ile drukarek biurowych potrzeba? Żeby łatwo było mierzyć koszty i przypisać je precyzyjnie do klienta, sensownie jest przyjąć liczbę 1 drukarka biurowa na 1 klienta, z którym masz podpisaną stałą umowę o współpracy. Jeśli obsługujesz klientów wyłącznie projektowo, załóż liczbę drukarek na poziomie 60-70 proc. liczby klientów w sumie.

Gdy niewielka agencja obsługuje dużych klientów, sprawa staje się skomplikowana i wymaga bardzo dokładnej analizy od strony finansowej. Jakiekolwiek ogólne założenia lub zalecenia co do wielkości i rodzaju bazy drukarek w takiej agencji nie posiadają żadnej wartości, o ile nie wynikają ze szczegółowej znajomości wysokości stawek i kosztów. W takiej sytuacji najlepiej skontaktować się z partnerem handlowym, który pomoże zaprojektować właściwy system druku i obiegu dokumentów oraz dobrać jak najlepszy sposób finansowania ich zakupu. Mimo pozornej banalności, nowoczesne urządzenia, przy pomocy których graficy realizują zlecenia dla dużych klientów, kosztują kilkanaście lub kilkadziesiąt tysięcy złotych. Przestrzelenie podaży mocy drukarskich przez agencję może skończyć się bardzo niedobrze. Konkurencja na rynku jest silna, więc nie warto ryzykować. Podobnie źle może skończyć niedoszacowanie środków produkcji druku: klienci nie lubią opóźnień, bo to psuje plany i stresuje ich.

Gdy duża agencja obsługuje niedużych klientów, musi posiadać duży dział sprzedaży i duży dział produkcji (wielu grafików). Duży dział sprzedaży drukuje dużo materiałów pokazowych, ofert, raportów, żeby zachęcać, proponować, inspirować przedsiębiorców do przygotowywania reklam, broszur, gadżetów itp. Duży dział produkcji realizuje wiele projektów jednocześnie i nie może pozwolić sobie na zatory w drukowaniu. Zatem gdy twoja agencja znajduje się właśnie w takiej sytuacji, potrzebuje wielu drukarek biurowych i kilku urządzeń profesjonalnych. Tak jak w przypadku niewielkiej agencji z niewielkimi klientami, dokładne wyliczenia liczby drukarek biurowych i drukarek zaawansowanych powinno odbyć się przy udziale i pomocy doświadczonego partnera handlowego. Punktem wyjścia może być założenie, że drukarka biurowa będzie obłożona w 70-80 proc., a drukarka profesjonalna - w 40-50 proc. Ale podkreślmy: to bardzo luźne założenia. Dokładne liczby i koszty będą możliwe do oszacowania dopiero po zebraniu z kilku miesięcy zleceń i zliczenie druku wykonanego pod te zlecenia.

Duże agencje, które obsługują dużych klientów, mogą przygotować całe zespoły i stanowiska pracy, dedykowane obsłudze każdego klienta z osobna. Na zespół przypada wtedy jeden lub kilku grafików, jedna drukarka biurowa, jedna drukarka profesjonalna. Duży klient płaci sporo, ale też oczekuje dokładnego raportowania prac i wydatków. Osobne urządzenia pozwalają spełnić te wymagania bez problemu i bez wdrażania skomplikowanych systemów kontroli/dostępu. Im prostszy system, tym mniej kosztuje jego utrzymanie i tym szybciej można w nim pracować. Duży klient zleca tyle prac, że czasem każdy zaoszczędzony kwadrans jest na wagę złota.

Pamiętajmy o najważniejszym: zakup na potrzeby firmy drukarki, choćby biurowej, to zupełnie coś innego niż zakup drukarki biurowej na potrzeby domowe. Już przy kwotach sumarycznych na poziomie kilku tysięcy złotych lub nawet jednej drukarki profesjonalnej, warto zwrócić się do firmy, zajmującej się wdrożeniami drukarek w firmach - a najlepiej, gdyby firma ta miała doświadczenie we wdrożeniach w agencjach reklamowych. Dzięki temu unikniesz niemiłych niespodzianek w przyszłości: niepotrzebnych wydatków, błędów zakorkowania kolejki wydruku, nerwów klienta, który dopytuje się o termin zamknięcia projektu, a z twojej strony słyszy przeprosiny i przesunięcia. Można tego uniknąć, więc warto to zrobić.


Kontakt dla mediów

Rekomendacje Klientów

zobacz dlaczego inni pracują z OKI