Branża: rolnicza i przemysłowa Rozwiązanie: Sendys Explorer Lokalizacja: Polska

Informacja o kliencie

„RIELA” to europejski lider w budowie kompletnych obiektów do suszenia, czyszczenia i magazynowania ziarna. Produkuje silosy, dostarcza wysokiej klasy urządzenia suszące, czyszczące oraz transportujące ziarno, zajmuje się też ich projektowaniem i montażem. „RIELA”  w swojej działalności opiera się na nowoczesnych technologiach oraz na projektowaniu konstrukcji w 3D-CAD. Firma posiada 15-letnie doświadczenie. Aby sprostać globalnym wymaganiom rynku dokonała znacznych inwestycji w zakresie automatyzacji linii produkcyjnej. Najnowocześniejsze technologie laserowe, skrawające i formujące zapewniają obróbkę metali na najwyższym poziomie oraz precyzję w każdym detalu. Teraz przyszedł czas na wdrożenie nowych technologii związanych z drukiem i zarządzaniem dokumentami.

Wyzwanie

„Mimo, że żyjemy w czasach Internetu i wiadomości e-mail, biura bez dokumentów papierowych nie mogą funkcjonować. A to rodzi koszty. Są one związane nie tylko z zakupem drukarek i materiałów eksploatacyjnych, ale też z ich obsługą i serwisem.  Poza tym, duża liczba drukowanych dokumentów, które następnie trzeba archiwizować lub wysyłać klientom to dodatkowe obowiązki dla pracowników i wydatki dla pracodawcy” – tłumaczy jeden z członków zarządu firmy „RIELA”.

Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba generowanych przez nią dokumentów, zarówno w wersji drukowanej jak i w postaci elektronicznej. Coraz ważniejsze staje się zatem zoptymalizowanie procesów drukowania i ograniczenie kosztów związanych z serwisem urządzeń. Nie można przy tym zapominać o bezpieczeństwie i poufności drukowanych dokumentów, szczególnie w przypadku firmy takiej jak „RIELA”, która działa w skali międzynarodowej. Dla spółki równie ważna jest łatwość obsługi nowoczesnych urządzeń przez pracowników jak i niezawodność, bo wadliwy sprzęt to dodatkowe obowiązki dla działu IT. Należy również pamiętać o ciągłym archiwizowaniu dokumentów w wersji cyfrowej w folderach sieciowych. Tu po raz kolejny kłania się kwestia łatwości obsługi i bezpieczeństwa, co ostatecznie przekłada się na koszty.

Rozwiązanie

„Funkcjonalność, szybkość w działaniu i dostarczenie jak najlepszego produktu. Tymi zasadami kierujemy się w biznesie dostarczając klientom nasze rozwiązania. Tego samego poszukujemy dla samych siebie. Mieliśmy jasno sprecyzowane cele; chcieliśmy mieć łatwy dostęp do folderów prywatnych w repozytorium dokumentów z możliwością kontekstowego przeszukiwania. Zależało nam na wprowadzeniu wydruków poufnych, łatwości w obsłudze i bezpieczeństwie. Ponadto, chcieliśmy zautomatyzować proces zamawiania dokumentów.” – opisuje członek zarządu firmy „RIELA”.

Takie właśnie rozwiązania oferuje OKI. A konkretnie Sendys Explorer – aplikacja napisana i dedykowana urządzeniom wielofunkcyjnym OKI, która została wzbogacona o funkcję optycznego rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition - OCR) na licencji firmy ABBYY. Aplikacja Sendys Explorer jest między innymi wyposażona w system autoryzacji użytkowników przy pomocy kart zbliżeniowych i synchronizację z usługą Active Directory. Poza bezpieczeństwem gwarantuje ona również łatwość obsługi.

Dzięki tym rozwiązaniom pracownicy mogą w łatwy sposób zmienić skany w formę edytowalną dokumentów do formatów Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, TIFF oraz przeszukiwalnych plików PDF i PDF/A. Poza tym, aplikację wyróżnia jeszcze jedna funkcjonalność. Od teraz pracownicy mają możliwość łatwego skanowania dokumentów bezpośrednio do różnych lokalizacji, takich jak: system zarządzania dokumentami, e-mail, folder sieciowy i dowolna chmura przechowująca dokumenty. Zeskanowany dokument można przesyłać do takich aplikacji jak: Dropbox, OneDrive, Dysk Google czy Microsoft Share Point. Dodatkowo bezpośrednio z panelu MFP, smartfona, tabletu lub interfejsu sieciowego z łatwością wydrukujemy dowolny dokument, który został zeskanowany lub pobrany z chmury.

Co do bezpieczeństwa, Sendys Explorer gwarantuje ochronę i kontrolę dokumentów poprzez uwierzytelnianie użytkownika za pośrednictwem jego nazwy i hasła, kodu PIN, karty RFID. Pracownicy firmy „RIELA” mogą więc z pełną swobodą i spokojem korzystać z możliwości jakie daje aplikacja.

Co do szybkości działania, OKI w pełni zautomatyzowało proces zamawiania materiałów eksploatacyjnych – urządzenia są zdalnie monitorowane. Dzięki temu system sam wykryje usterkę lub powiadomi serwis o potrzebie dostawy materiałów eksploatacyjnych. To oczywiście sprawia, że drukarki mogą pracować bez niepotrzebnych przestojów a co za tym idzie, ogranicza to koszty, które ponosi firma.

Korzyści

Szybciej, łatwiej i bezpieczniej. Dzięki wdrożeniu sprzętu i oprogramowania Sendys Explorer OKI firma „RIELA” pracuje o wiele bardziej efektywnie.

„Wszyscy pracownicy, również Ci przebywający poza biurem mają dostęp do najważniejszych dla nich dokumentów. Są one sprawnie archiwizowane do wersji cyfrowej, dzięki czemu nie tracimy miejsca na półki z segregatorami. Poza tym, dostęp do umów i faktur jest teraz naprawdę szybki i przystępny w obsłudze dla każdego” – komentuje członek zarządu firmy „RIELA”.

Różnicę w funkcjonowaniu firmy już zauważyli pracownicy. Pracuje się im łatwiej i wydajniej. To z kolei przekłada się na finanse. Co za tym idzie, „RIELA” może sprawniej realizować zlecenia i zdobywać nowe kontrakty.

Przyszłość

Implementacja urządzeń i systemu OKI spotkała się z uznaniem firmy „RIELA”. W firmie wiązane są nadzieje na kontynuowanie i rozwijanie współpracy w najbliższych latach co – jak dodają zarówno członkowie zarządu jak i pracownicy – przełoży się na wdrażanie kolejnych innowacyjnych rozwiązań, usprawnienie procesów biurowych i oczywiście dalsze wymierne korzyści finansowe.

O Sendys Explorer

Sendys Explorer to aplikacja napisana i dedykowana urządzeniom wielofunkcyjnym Oki, która pozwala usprawnić procesy biznesowe i zmaksymalizować wydajność pracy z dokumentami od etapu przechowywania do dystrybucji. Ułatwia ona przechowywanie i konwertowanie dokumentów oraz ich dystrybucję lub przesyłanie do wybranej lokalizacji, zapewniając w ten sposób większą elastyczność w zakresie edycji, drukowania, odzyskiwania i współdzielenia plików, a także uzyskiwania do nich dostępu.


Kontakt dla mediów

Rekomendacje Klientów

zobacz dlaczego inni pracują z OKI