Zasoby dokumentów w kancelariach prawnych są coraz większe, więc prawnicy często mają więcej pracy przy żmudnym odnajdywaniu pożądanych materiałów. Rozwiązaniem jest ich digitalizacja, która umożliwia błyskawiczne odnajdywanie dokumentacji, zarządzanie nią.

Wszelkiego rodzaju dokumenty są integralną częścią w każdej pracy biurowej. Są mniej lub bardziej ważne, zaś zgodnie z prawem Murphy’ego, najpilniej potrzebne są zwykle te, które leżą na samym dnie ostatniej przeszukiwanej szuflady. Czasem okazuje się, że można się bez nich obyć, czasem uda się je mozolnie odtworzyć, inne wreszcie zostaną odnalezione. Są jednak takie dziedziny, gdzie na luksus możliwości zagubienia dokumentacji czy jej długotrwałego poszukiwania nie można sobie pozwolić. Przykładem dziedziny, w której dokumentacja jest fundamentem jej funkcjonowania, jest branża prawnicza. W każdej chyba kancelarii prawnej najwięcej miejsca zajmują szafy z umowami, kontraktami, zapisami procesów itp. Dokumentacji przybywa  zwykle w tempie geometrycznym i poruszanie się w niej tradycyjnymi metodami przeszukiwania teczek staje się po prostu niemożliwe. Podstawowy problem jaki pojawia się w sytuacji, gdy ilości materiałów nowych, czy uzupełnień do już istniejących przybywa szybciej, niż grzybów po deszczu jest taki, że odnalezienie ich kosztuje coraz więcej czasu. Jest to problem przede wszystkim dla samych prawników, którzy zamiast skupić się na swojej pierwotnej pracy, do której zostali powołani, muszą poświęcać czas na poruszanie się w labiryntach dokumentacji. Kwestia ta ma jeszcze wymiar wizerunkowy – prawnik, który nie porusza się sprawnie w materiałach może tracić wiarygodność w oczach klienta.

Tu z pomocą przychodzi digitalizacja, która jest możliwa przy użyciu odpowiedniego sprzętu drukującego. Digitalizacja umożliwia nie tylko skanowanie dokumentów drukowanych, ale również pisanych ręcznie, które mogą być indeksowane dzięki zastosowaniu programów typu OCR. Materiały  są nie tylko archiwizowane, ale dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu można nimi łatwo zarządzać. Proste okazuje się odnajdywanie najnowszej wersji pożądanego dokumentu, co ma duże znaczenie np. w sytuacji, gdy nad daną sprawą pracuje więcej, niż jedna osoba. Digitalizacja, która jest możliwa przy doborze odpowiedniego sprzętu drukującego i oprogramowania, uwalania też prawników, adwokatów od konieczności zabierania stosów papierowej dokumentacji na salę sądową czy do klienta. Dzięki rozwiązaniom do zarządzania sprzętem mobilnym znika niebezpieczeństwo np. konieczności powrotu do kancelarii po zapomniany lub  niespodziewanie potrzebny dokument. W praktyce więc, digitalizacja wsparta możliwością używania sprzętu mobilnego umożliwia pracę w dowolnym miejscu. To nie tylko wygoda, ale wręcz konieczność w erze, gdy element czasu jest bardzo istotną częścią biznesu.

Jak widać, współczesny sprzęt drukujący wraz z odpowiednim oprogramowaniem to w dzisiejszym biznesie oręż nie do przecenienia. Bo drukarka już dawno przestała być urządzeniem pełniącym jedynie swą pierwotną funkcję, ale staje się niezawodnym partnerem biznesowym. Problemem może być niechęć do nowości ze strony pracowników przy wdrażaniu i stosowaniu rozwiązań, jakie oferuje digitalizacja. Ale dokumentów przybywa, zaś godzin dobie nie…


Kontakt dla mediów

Rekomendacje Klientów

zobacz dlaczego inni pracują z OKI