Podczas przetwarzania poufnych informacji w swojej firmie, niezależnie od tego, czy dotyczą one Twoich klientów, czy pracowników, masz obowiązek podjąć niezbędne kroki w celu ich ochrony. Brak zapewnienia, że dane są odpowiednio chronione i zgodne z prawem, może prowadzić do procesów sądowych, a także szkodzić reputacji Twojej firmy i jej utratę.
Poniżej znajdują się niektóre z najlepszych sposobów lepszej ochrony poufnych informacji, którymi zajmuje się Twoja firma.
1. Kontrola dostępu
W przypadku wszelkich informacji przechowywanych w postaci cyfrowej niezwykle ważne jest kontrolowanie dostępu do nich za pomocą haseł, zapór ogniowych i szyfrowania. Jest to szczególnie ważne, gdy informacje znajdują się na mniejszych urządzeniach pamięci masowej, takich jak dyski USB, które można łatwo zgubić.
Używając haseł do kontrolowania dostępu do informacji poufnych, musisz upewnić się, że są one zarówno bezpieczne, jak i regularnie zmieniane. Używanie łatwych do odgadnięcia haseł to błąd, który popełnia wiele firm, i coś, czego powinieneś unikać, jeśli chcesz zabezpieczyć swoje poufne informacje. Najlepszym rodzajem haseł do użycia jest kombinacja wielkich i małych liter oraz znaków specjalnych.
2. Używaj poufnych pojemników na śmieci i niszczarek
Pomimo tego, że dane cyfrowe stały się widoczne, większość firm nadal ma do czynienia z dużą ilością dokumentów na co dzień. Jeśli chcesz pozbyć się wrażliwych dokumentów, pamiętaj o ich zniszczeniu lub skorzystaniu z poufnego kosza na śmieci. Kwestie takie jak kradzież tożsamości oznaczają, że nigdy nie należy zakładać, że skoro dokument został wyrzucony do kosza, nie będzie oglądany przez nikogo innego.
3. Zamykane szafki na dokumenty
Jeśli chcesz trwale zniszczyć poufne dokumenty, niszczarka działa dobrze, ale co z dokumentami, które musisz mieć pod ręką? W takim przypadku najlepszą opcją jest posiadanie zamykanych szafek do przechowywania, do których klucz ma tylko kilka wybranych osób.
Aby zapewnić dodatkowy poziom ochrony, dobrym pomysłem jest również przechowywanie zamykanych szafek w zamkniętym pomieszczeniu, do którego nie każdy ma dostęp.
4. Bezpieczne dostarczanie poufnych dokumentów
Bezpieczne przechowywanie poufnych dokumentów we własnej siedzibie to jedno, ale jeśli trzeba je dostarczyć, niezwykle ważne jest, aby odbywało się to w bezpieczny sposób. Jeśli musisz dostarczyć dokumenty fizyczne, dobrym pomysłem jest skorzystanie z zaufanej usługi kurierskiej lub najlepiej, aby zostały one dostarczone przez zaufaną osobę w Twojej organizacji.
W przypadku dokumentów cyfrowych, które muszą zostać wysłane do osoby trzeciej, możesz wysłać wiadomość e-mail lub skorzystać z programu do udostępniania plików. Jeśli korzystasz z programu do udostępniania plików, bardzo ważne jest, aby zaszyfrować dokumenty i upewnić się, że korzystasz z zaufanego dostawcy usług.
5. Szkolenie pracowników
Jeśli chodzi o wyciek poufnych danych, często największym ryzykiem są pracownicy firmy. Niekoniecznie jest to również spowodowane złośliwymi przyczynami; często dzieje się tak dlatego, że nie zapewniono odpowiedniego szkolenia.
Szkoląc pracowników w zakresie ochrony informacji poufnych, warto zacząć od wyjaśnienia, dlaczego poufność danych jest tak ważna, a następnie przeprowadzić szkolenie z praktycznych aspektów ochrony danych, tj. Stosowania bezpiecznych haseł, niszczenia dokumentów itp.
Szkoląc pracowników w zakresie poufności danych, możesz to zrobić we własnym zakresie lub zatrudnić firmę zewnętrzną do przeprowadzenia szkolenia. Bardziej praktyczne może być przeprowadzenie we własnym zakresie szkolenia dotyczącego aspektów niezwiązanych z technologią, ale jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie haseł, phishingu lub innych aspektów IT, prawdopodobnie będziesz potrzebować porady eksperta od zewnętrznej firmy informatycznej.