Świat idzie do przodu, a technologia coraz bardziej pomaga w życiu ludzi, ułatwiając kolejne działania. Wśród nich jest archiwizacja wszelkiego rodzaju dokumentów. Wciąż istnieją archiwa zakładowe, do których dokumenty trafiają, jednak prowadzenie ich wersji papierowej zdaje się być coraz bardziej metodą przestarzałą i nieefektywną. Naprzeciw temu wychodzi digitalizacja, czyli zamienienie wersji oryginalnej papierowej na wersję elektroniczną. Czy dokonanie takiej zmiany jest trudne? Nie, ale trzeba podejść do tego w odpowiedni sposób.
Digitalizacja – co to takiego?
Pod względem bibliotekoznawstwa digitalizacja oznacza wprowadzenie do pamięci komputera tradycyjnych, drukowanych lub rękopiśmiennych materiałów bibliotecznych lub archiwalnych w postaci danych cyfrowych metodą skanowania – zamiana papierowej wersji na pliki PDF. Nie dotyczy ono jedynie zasobów w wersji papierowej, ale też zdjęć, fotografii lub dźwięku.
Digitalizacja nie odbywa się jedynie w bibliotekach, dotyczy również firm, które chcą ułatwić sobie składowanie wszelkiego rodzaju dokumentów, które należy zarchiwizować, by zachować ich obecność. Zachodzi ona w ramach cyfryzacji.
By żyło się lepiej
Celem digitalizacji jest zachowanie wszelkich zasobów w sposób, który uchroni przed ich utratą. Jak wiadomo, wersja papierowa może zostać przypadkowo zniszczona, ta w wersji elektronicznej nie ulegnie zniszczeniu tak łatwo. Dostęp do niej mogą mieć tylko uprzywilejowane osoby, a ich odnalezienie na komputerze będzie o wiele szybsze niż poszukiwanie odpowiedniego segregatora, w którym dokument może się znajdować.
Do tego sprawność korzystanie z takiego dokumentu jest o wiele większa, bowiem można taki dokument otworzyć bez względu na to, gdzie się jest.
Z papierem też się da!
Może się wydawać, że dokumentu papierowego nie warto przenosić, że jego fizyczna forma, do której człowiek przywykł, jest tą najodpowiedniejszą, jednak wraz z cyfryzacją firmy – wdrożeniem infrastruktury sieciowej i/lub internetowej łączącej wszystkich pracowników oraz stworzeniem elektronicznego obiegu dokumentów – digitalizacja dokumentów zdaje się być jedynym słusznym krokiem.
Oczywiście nie łatwo – zwłaszcza pracownikom ze starszych roczników – przyjdzie szybkie przejście na korzystanie z wersji elektronicznej, jednak bez wątpienia ułatwi to pracę i pozwoli na jeszcze lepsze, efektywniejsze zarządzanie czasem oraz wykonywanie obowiązków.
Odpowiednie kroki
By dokonać digitalizacji dokumentów papierowych, wpierw należy podjąć decyzję, czy proces ten zostanie zlecony firmie zewnętrznej, która dokona zeskanowania wszystkich dokumentów i ich zapis w formie PDF, czy wykonają to oddelegowani i kompetentni pracownicy.
W tym drugim przypadku ważne jest, by zadanie nie zostało przydzielone jednej osobie – będzie to dla niej zbyt dużym obciążeniem. Potrzebne są odpowiednie urządzenia, które zeskanują dokumenty do wybranej lokalizacji oraz oprogramowanie do zarządzania drukiem, jak na przykład OKI Sendys Explorer.
Na początku należy przygotować stanowisko do digitalizacji. Kolejnym krokiem jest przygotowanie całej dokumentacji, która zostać ma poddana temu procesowi. Następnie należy postanowić, w jakim miejscu będzie przechowywana elektroniczna wersja dokumentów.
Po wykonaniu tych kroków dochodzi się do skanowania dokumentów papierowych. Ważna jest w tym miejscu automatyzacja podawania i elastyczność w przesyłaniu zeskanowanych stron dokumentów do różnych katalogów, w których powinny się znaleźć. Skanowania powinna podjąć się osoba posiadająca uprawnienia do pracy z dokumentami danego typu, np. strategicznymi, finansowymi czy wrażliwymi.
Następną czynnością, jaką należy wykonać, jest zabezpieczenie zeskanowanych dokumentów, ustawienie barier dostępu. Należy stworzyć hasła, powiązać użytkowników tak, by tylko osoby upoważnione miały wgląd do konkretnych treści.
Krokiem, którego nie należy pominąć, jest okresowe przeprowadzanie audytu w celu sprawdzenia jakości zgromadzonych elektronicznie dokumentów, ustawionych barier, ich aktualizacja, dodawanie nowych dokumentów, czyszczenie archiwum, uzupełnianie braków i podobne temu czynności.
Po wykonaniu wszystkich kroków można cieszyć się możliwością szybkiego korzystania z potrzebnych dokumentów, gdziekolwiek są one potrzebne. Taki dostęp poprawi pracę i sprawi, że znajdzie się czas na wypełnienie wszystkich obowiązków bez stresu.