Papier stanowi połowę wszystkich śmieci, które są produkowane przez firmy i przedsiębiorstwa biznesowe. Aby zredukować ,,papierologię” oraz tym samym uzyskać realne oszczędności, a także przyczynić się do ochrony środowiska należy korzystać z potencjału, jakiego dostarczają nam współczesne technologie. Jakie zatem działania powinna wdrożyć firma, aby zminimalizować zużycie papieru i czy możliwa jest całkowita rezygnacja z dokumentów papierowych?
Digitalizacja a troska o środowisko
- Pierwszą podstawową sprawą, która pozwala na minimalizację kosztów oraz zużycie papieru jest rezygnacja z umów zawieranych w formie papierowej. E – umowa ma wiele zalet. Oprócz tego, że zmniejsza liczbę wycinanych drzew, przyspiesza również obieg informacji wewnątrz firmy lub przedsiębiorstwa. Kolejnym niewątpliwym atutem zawierania umów na odległość, bez użycia papieru są duże oszczędności. E-umowa nie wymaga ponoszenia kosztów związanych z wydrukowaniem dokumentów i ich wysyłką do klientów. Do tego dochodzi też uwolnienie przestrzeni biurowej – nie trzeba dokumentów zawierających umowy archiwizować, segregować i przetrzymywać w teczkach na półkach. Wszystkie niezbędne dokumenty znajdują się w zabezpieczonych plikach, ich znalezienie nie jest skomplikowane, tym bardziej, gdy pliki są starannie opisane, tak, że umożliwiają szybką identyfikację. Kolejnym plusem takiego rozwiązania jest możliwość zawierania umów o dowolnym czasie i porze. Nie ma też ograniczeń, co do miejsca, bowiem e-umowa może być zawarta również przy użyciu urządzeń mobilnych. Jest to szczególnie korzystne dla rozwoju firmy, która dosłownie wychodzi naprzeciw oczekiwaniom klientów. W ramach e-umowy można podpisywać różnego rodzaju umowy pracownicze, handlowe oraz abonamentowe, a także umowy z przychodami medycyny pracy i umowy na wynajem lokali lub przestrzeni magazynowych.
- Cyfrowe fakturowanie to kolejna istotna kwestia, którą warto wziąć pod uwagę w trakcie minimalizacji dokumentów papierowych. Jeśli chodzi o rozliczenia z urzędem skarbowym oraz przesyłanie innych informacji oraz rozliczeń, wszystko odbywa się za pośrednictwem profilu zaufanego. W chwili obecnej, dokumenty papierowe i wnioski papierowe nie są nawet potrzebne do tego, aby założyć działalność gospodarczą. Można zrobić to w całości online, posługując się podpisem elektronicznym lub innym, akceptowalnym sposobem uwierzytelnienia danych osobowych. Zgłoszenie przedsiębiorcy do ewidencji działalności gospodarczej następuje niemal natychmiastowo, o ile wszystkie dane są poprawnie wprowadzone. Faktury wysyłane do klientów oraz kontrahentów muszą być odpowiednio zabezpieczone, na przykład hasłem. Przedsiębiorcy, którzy działają w branży e-commerce i prowadzą sprzedaż wysyłkową, mogą z powodzeniem wysyłać klientom e-faktury.
- Wprowadzenie kas online i rezygnacja z paragonów papierowych będą niedługo standardem. Wystawianie e-paragonu będzie odbywało się jedynie za zgodą klienta. Sprzedawca w porozumieniu z klientem uzgodni najwygodniejszy dla niego sposób przesłania e-paragonu, który klient dostanie na adres mailowy lub podany numer telefonu komórkowego. Przepisy te mają wejść w życie już od 1 maja 2021 roku. Wiele wskazuje na to, że będzie to dosyć powszechne rozwiązanie, z którego skwapliwie skorzystają różne firmy i przedsiębiorstwa, między innymi po to, aby redukować koszty związane z zakupem papierowych rolek do kas fiskalnych.
Przyszłość nowych technologii
Wypieranie tradycyjnych form papierowych przez użycie dostępnych technologii daje wiele korzyści – środowiskowych, ekonomicznych oraz pozwalających zaoszczędzić czas i ułatwiających obieg informacji. Bardzo prawdopodobne jest, że cyfryzacja zastąpi całkowicie papierowe dokumenty – ten proces już się rozpoczął i będzie ewoluował. Warto też mieć na uwadze, że Unia Europejska chętniej dotuje i finansuje firmy, których polityka jest w dużej mierze oparta na ochronie środowiska.