Całkowity koszt wydruków w firmie zależy od wielu czynników. Jeśli je znamy, możemy zastanowić się, czy przypadkiem nasz druk nie kosztuje przedsiębiorstwo zbyt wiele. W tym artykule dowiesz się, że cena zakupu to nie wszystko i co jeszcze wpływa na całkowity koszt wydruków w firmie oraz jak możesz zmniejszyć swoje koszty.
Składniki ceny druku
W skład ceny druku wchodzi zakup urządzeń drukujących, bądź ich dzierżawy, koszt materiałów eksploatacyjnych, serwisu i napraw, energii i zużycie papieru, a także nawyki pracowników przedsiębiorstwa. Całkiem sporo elementów, nad którymi często się nie zastanawiamy. Poniżej znajdziesz opis najistotniejszych aspektów drukowania.
Zakup czy wynajem sprzętu?
Jeśli dużo drukujemy, bez wahania możemy kupić bardziej profesjonalny sprzęt.
Na koszty druku wpływa także ilość drukarek w firmie od różnych producentów, czego efektem jest konieczność zawierania umów z wieloma firmami oraz gromadzenia materiałów eksploatacyjnych od różnych producentów.
Należy pamiętać, że drukarkę można także dzierżawić. Przez cały okres wynajmu sprzęt jest własnością dostawcy i to jego zadaniem jest zadbać, by drukarka działała bez zarzutu, kupuje także tonery. Oczywiście wszystko za miesięczną opłatą, która uwzględnia przede wszystkim użytkowanie, a nie utrzymanie urządzenia.
Materiały eksploatacyjne
Wszelkie tusze, tonery, niestety kosztują. Należy pamiętać, żeby na bieżąco uzupełniać nasze zapasy, jednocześnie nie gromadzić ich przesadnie dużo. Istotną kwestią jest także druk kolorowy, z którego w firmie nie powinno się korzystać, jeśli nie jest to absolutnie niezbędne. Istotną kwestią jest także dobór tonerów i tuszów, gdyż może mieć on wpływ na koszt i jakość drukowania.
Koszty naprawy
Jeśli sprzęt często się psuje, wzywamy serwis, który oczywiście wystawia nam fakturę. Aby tego uniknąć, lepiej zainwestować w droższy sprzęt do drukowania. Nie dość, że będzie działał dłużej, to jeszcze mniejsza szansa, że coś się w nim zepsuje.
Mało się o tym mówi, ale drukarka, która wolno się nagrzewa i wolno drukuje, tylko irytuje użytkownika i zabiera jego czas. Podobnie jest zresztą z częstymi serwisami. Teoretycznie często są to minuty, ale należy pamiętać, że czas też kosztuje, a przerwy techniczne kradną czas pracowników, którzy dostają wynagrodzenie, a w czasie awarii nie generują wartości dla firmy.
Zużycie papieru
Często pracownicy drukują bardzo duże ilości. Czasem jest to niezbędne dla działalności firmy, lecz w niektórych przypadkach tworzy się tylko kolejne, niepotrzebne sterty. Zużycie papieru można zmniejszyć choćby przez udostępnianie ważnych plików na wspólnych dyskach, drukowanie plików z mniejszymi marginesami, zapisanymi mniejszą czcionką lub dwustronnie.
Koszty energii elektrycznej
Kiedy drukujemy, zużywamy też prąd. Jak można zauważyć, im więcej papierów, tym wyższy rachunek. W przypadku druku atramentowego drukarka nie wymaga nagrzewania, przez co nasze rachunki będą niższe, niż gdybyśmy używali drukarki laserowej.
Złe nawyki pracowników
Bardzo często pracownicy drukują o wiele więcej niż jest to potrzebne, jednostronnie, dużą czcionką lub jeden dokument kilka razy. Wiele zależy również od kadry zarządzającej, bo nikt nie będzie drukował dwustronnie, jeśli w biurze nie ma drukarki z taką opcją.
Znając wyżej wymienione aspekty, podejmiesz lepsze decyzje odnośnie zakupu drukarek do swojej firmy. Jeśli nie jesteś pewny, czy druk w twojej firmie funkcjonuje wystarczająco wydajnie, możesz skorzystać z takich usług jak audyt lub outsourcing druku.