Według danych firmy KPMG przeciętny pracownik w Polce drukuje około 650 kartek A4 miesięcznie, czyli aż cztery ryzy papieru na kwartał. Niby nic nadzwyczajnego, ale pamiętajmy, że mówimy o jednym człowieku, a przecież niektóre firmy zatrudniają nawet dwustu pracowników. Przedsiębiorstwa często szukają oszczędności w rozmaity sposób. Oczywiście, nie sposób uniknąć drukowania, ale warto się zastanowić, jak drukować mniej i taniej. Będzie to zdrowe nie tylko dla organizacji, lecz także dla środowiska naturalnego. W tym artykule dowiesz się ile można zaoszczędzić na druku?
Audyt druku
Warto zlecić profesjonalnej firmie audyt druku. Dzięki temu poznamy i przeanalizujemy potrzeby przedsiębiorstwa. Wnioski z audytu pokazują precyzyjnie, co trzeba zmienić, by nasz druk kosztował firmę mniej pieniędzy. W pełnym raporcie znajdują się informacje odnośnie sprzętu, struktury rozmieszczenia, czy zastosowanie systemu elektronicznego systemu dokumentów.
Oczywiście nie każde przedsiębiorstwo ma czas i pieniądze, by zlecić audytorowi to zadanie. W takim przypadku istotna wydaje się rozmowa z pracownikami, spytanie ich o pomysły. Ludzie potrafią narzekać i często czynią to nagminnie, ale czasem zwrócą uwagę na istotne aspekty, które mogą umknąć kierownikowi.
Dobór drukarek
W każdej organizacji istnieje nieco inna specyfika druku, przykładowo biuro rachunkowe generuje o wiele więcej dokumentów niż freelancer. Podczas zakupu drukarek do firmy warto dokładnie przejrzeć wszystkie istotne parametry sprzętów i najlepiej kupić drukarki z jednej firmy. Dlaczego? Dzięki temu wiążemy się umową tylko z jednym serwisem, który dostarcza nam części. Ogólnie jest to dużo tańsze rozwiązanie, a pracownikom dobrze się pracuje na różnych stanowiskach, kiedy nie muszą pytać kolegi: „ej, a gdzie twoja drukarka ma włącznik?” .
Dobrze jest także kupić drukarki wielofunkcyjne np. z faksem, ksero i opcją dwustronnego drukowania.
Nie drukuj wszystkiego
Warto się upewnić, czy wszystkie papiery są nam potrzebne. Jeśli z jakiegoś dokumentu korzysta spora część pracowników, lepiej umieścić je na wspólnym dysku, bądź skorzystać ze specjalnego oprogramowania do cyfrowego obiegu dokumentów.
Druk dwustronny
Często dzieje się tak, że pracownicy z przyzwyczajenia drukują pojedyncze kartki, kiedy nie ma takiej potrzeby. Podobnie zresztą dzieje się z ksero. Dobrze jest przypomnieć ten fakt osobom zatrudnionym w firmie.
Zmiana czcionki i parametrów drukowania
Wydawałoby się, że zmiana czcionki to rzecz prozaiczna, ale jeśli tekst wydrukowany w rozmiarze o 1 niższy, będzie równie łatwy do przeczytania. Podobnie jest z marginesami, w wielu przypadkach można je po prostu zmniejszyć i nasza kartka nie straci uroku. W parametrach drukowania pojawia się także opcja oszczędzania tuszu. Wszystkie te drobne zmiany w dłuższej perspektywie mogą zmniejszyć nasze koszty.
Outsourcing druku
Outsourcing, czyli zlecenie zewnętrznej firmie wykonania części naszych zadań jest bardzo powszechnym zjawiskiem. Dzięki temu niemu możemy się skupić na głównej działalności naszej firmy i zaoszczędzić pieniądze, które normalnie wydalibyśmy np. na zatrudnienie pracownika. Coraz więcej firm oferuje, że zajmie się naszym drukiem. Jest to dobre rozwiązanie, kiedy mamy dużo dokumentów i samo drukowanie zajmuje nam dużo czasu, zużywa sporo toneru i papieru. W przypadku przedsiębiorstw telekomunikacyjnych, sektora bankowości i ubezpieczeń, gdzie pracownicy codziennie obsługują tysiące pism, wydaje się to bardzo rozsądne.
Wszystko dobrze, tylko bez przesady. Ludzie z reguły nie lubią zmian, dlatego pewne procesy powinnyśmy wprowadzać stopniowo, by nie zakłócały normalnego funkcjonowania firmy. Warto jednak podjąć pewne kroki, by zmniejszyć koszty drukowania oraz zaoszczędzić nasz czas.