Pomimo postępującego procesu cyfryzacji, w przedsiębiorstwach nadal drukuje się wiele dokumentów. Samo drukowanie może kosztować firmę niemało pieniędzy, zwłaszcza, że często produkujemy dużo zbędnych kartek. Jednym z rozwiązań, które powstały w odpowiedzi na potrzeby organizacji jest outsourcing druku, czyli zlecenie tego zadania firmie zewnętrznej.
Koszty tradycyjnego drukowania
W koszty druku wchodzi nie tylko drukarka, ale również konserwacja, serwis, zakup tonerów i papieru, a także ewentualne naprawy urządzenia. To wszystko sporo kosztuje. Według szacunkowych danych dotyczących dużych firm, koszty związane z obiegiem, zarządzaniem i drukowaniem dokumentów wynoszą od 5 do 15 % przychodów.
MPS czyli nowoczesne rozwiązanie
Jeśli nie opłaca nam się drukować w naszej firmie, możemy zlecić to jednostce zewnętrznej, wyspecjalizowanej właśnie w tym kierunku. Dzięki temu zredukujemy ponoszone koszty od 10 do nawet 30 %0. MPS czyli Managed Print Services to usługa, która zajmuje się zarządzaniem drukiem.
Obejmuje to zarówno audyt, optymalizacje, bezpieczeństwo, automatyzację i uproszczenie procesów. Konsultanci firmy outsourcingowej zaczną swoją pracę od analizy obecnej infrastruktury druku, planowania i wdrożenia nowej infrastruktury druku.
Audyt druku
Specjaliści ocenią aktualną jakość i koszty drukowania. Audyt pozwoli na określenie, ile, gdzie i jak się drukuje. Na podstawie analizy zaproponują zmiany i uprawnienia dostosowane do potrzeb klienta.
Za rok przeprowadzą kolejny audyt, którego celem będzie sprawdzenie czy wprowadzone rozwiązania są nadal opłacalne.
Wypożycz drukarkę
Jeśli drukowanie dokumentów jest głównym obszarem działania firmy, lepiej jest kupić własną drukarkę. Wiele firm oferuje nam opcję dzierżawy drukarek, oczywiście za odpowiednią miesięczną opłatą. W takim przypadku płacimy tylko za papier, bo kosztami serwisu zajmuje się druga strona umowy. Ponadto opłaty za dzierżawę w polskim prawie podatkowym są kosztem uzyskania przychodu, a więc możemy pomniejszyć o nie podatek dochodowy.
Bezpieczeństwo sieci
Zdarza się, że dokumenty i informacje z drukarek trafiają w nieodpowiednie ręce. Firma, która zajmie się drukowaniem w naszej firmie odpowiada również zabezpieczeniem naszych danych przed niepożądanymi osobami. Jednym ze sposobów ochrony jest identyfikacja użytkownika na podstawie numer PIN.
Elektroniczny obieg dokumentów
Być może wcale nie musimy tyle drukować. W razie potrzeby specjaliści zaproponują nam odpowiednie oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów. System ten pozwoli nam na lepsze zarządzanie i monitorowanie drukiem.
Automatyzacja wysyłki korespondencji
Jeśli firma wysyła dużo listów do klientów i kontrahentów potrzebuje zarówno dużo kopert i pracowników. Wiele firm oferuje nam profesjonalne kopertownice, które pakują i adresują listy o wiele szybciej niż przeciętny człowiek. Istnieją również maszyny otwierające koperty. Oba te sprzęty również możemy dzierżawić.
Podsumowanie zalet MPS
- Monitoring druku – zbieranie informacji, kto i ile drukuje, możemy się zastanowić, czy faktycznie jest to konieczne
- Oszczędność kosztów druków – zlecenie drukowania innej firmie jest dla nas bardziej opłacalne.
- Płynny obieg dokumentów
- Poprawa efektywności i wydajności firmy – dzięki usprawnieniu obiegu dokumentów, firma może działać sprawniej.
- Zwiększenie bezpieczeństwa firmowych dokumentów dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu